La registrazione dei documenti di trasporto ricevuti dai fornitori sembra semplice, ma richiede lettura, confronto con l'ERP, ricerca dell'ordine, verifica di articoli e quantità. Questa soluzione combina interpretazione documentale, controllo operativo e integrazione applicativa.
L'intelligenza artificiale propone i dati; l'operatore può verificarli prima che diventino un documento gestionale.
Il problema che affronta
- Apertura e lettura del documento.
- Individuazione del fornitore e dell'ordine.
- Controllo di articoli, quantità e unità di misura.
- Preparazione dell'entrata merci.
- Archiviazione del PDF e gestione delle eccezioni.
Come funziona
Il sistema acquisisce il DDT e ne ricava numero, data, riferimenti agli ordini, articoli, quantità e unità di misura. I dati identificativi del fornitore vengono gestiti nel processo di abbinamento e verifica. L'AI non è presentata come infallibile: i risultati passano attraverso normalizzazione, controlli e, quando necessario, revisione umana.
Protezione dei dati prima dell'AI
Prima che il documento venga inviato al provider AI, un filtro rimuove o oscura loghi, partite IVA e nomi societari. In questo modo l'AI riceve il contenuto utile per interpretare il DDT con una minore esposizione dei dati identificativi dell'azienda e del fornitore.
Documento definitivo o bozza?
Il flusso può essere configurato per creare direttamente l'entrata merci da fornitore oppure una bozza. La seconda modalità consente un ultimo controllo in SAP Business One e permette di graduare l'automazione sulla base delle procedure aziendali.
Come dialoga con SAP Business One
Le API del Service Layer vengono utilizzate per recuperare dati dell'ERP e creare i relativi oggetti applicativi. Tra quelli coinvolti: Business Partner, ordini di acquisto, articoli, magazzini, entrate merci, bozze, allegati e campi utente.
Controllo e anomalie
L'interfaccia di gestione distingue documento originale, dati interpretati e normalizzati, correzioni, diagnostica e stato. Gli esiti separano documenti elaborati, da verificare, scartati ed errori di comunicazione o allegato.
Cosa ci sembra interessante
- AI applicata a un processo amministrativo concreto.
- Loghi, partite IVA e nomi societari filtrati prima dell’invio all’AI.
- Controllo umano mantenuto nei passaggi sensibili.
- Scelta fra bozza e documento definitivo.
- Tracciabilità e gestione esplicita delle anomalie.
- Integrazione tramite oggetti applicativi dell'ERP.
Cosa valutare prima dell'adozione
- Qualità e varietà dei DDT ricevuti.
- Volume documentale e codifica articoli.
- Versione SAP Business One e accessibilità del Service Layer.
- HANA o SQL Server e repository degli allegati.
- Provider AI, sicurezza e trattamento dei documenti.
Il nostro punto di vista
Il valore del caso non è soltanto nell'estrazione dei dati, ma nell'unione fra interpretazione documentale, verifica dell'operatore e creazione controllata degli oggetti ERP.